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南京农业大学归档文件整理细则

文章作者: 档案馆 发布日期: 2014-06-30


为适应办公自动化及档案管理现代化的需要,更好地开发利用档案信息资源,根据国家《档案法》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家行业标准《归档文件整理规则》,江苏省档案局《江苏省〈归档文件整理细则〉实施细则》,结合学校实际情况,特制定本细则。

一、根据国家规定,实行文书处理部门立卷制度。应当立卷归档的文件材料由学校各文书处理部门、业务部门收集齐全,并进行整理、立卷,定期向校档案部门移交,集中统一管理,任何个人不得据为已有或拒绝归档。

二、档案是学校发展历史、各部门工作的原始记录,有着重要的长久的保存价值。各部门应把文件材料的形成、积累、归档工作纳入本部门工作的议事日程;专、兼职档案员,应认真履行岗位职责,做好立卷归档工作;各部门领导、工作人员应给予相应的支持、配合。

三、凡在学校的教学、科研、管理等活动中形成的、对学校和社会有保存价值的不同载体形成的历史记录(纸质、声像、电子的),均属归档范围。所有归档文件都以纸质、电子文件(Word格式)、PDF扫描件三种形式归档。

四、文件归档整理原则

遵循文件材料形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

五、文件整理具体要求如下:

(一)归档以本部门、本单位形成的文件材料为主。其次是上级和其他单位的来文。上级来文中,又以针对学校工作的需要贯彻执行的指令性、指导性文件为主。参看归档与不归档文件材料范围。所有部门采用新的代码,具体参见档案馆网站上——业务指导——部门立卷规范。

(二)归档文件材料应归原件。若无原件,则在复印件上加盖单位红章后归档。归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。已破损的文件应予以妥善修补,字迹模糊或易褪变的文件(如:传真件)应予以复制或进行字迹加固处理,复印件在加盖立卷单位红章后与原件一并归档。

(三)归档文件材料应用纸规范,书写工整,字迹清晰,必须使用签字笔、碳素墨水或蓝黑墨水,不得使用圆珠笔、铅笔书写文件、和签字。

(四)归档文件分类与排列

1.按年度分类。文件按形成年度分类,即以文件落款日期为准。按自然年度,1月1日到12月31日。

2. 按保管期限分类。本年度的文件,根据不同的保管期限组卷,不同保管期限必须分盒。相同的保管期限的文件按流水号编排。具体保管期限划分详见档案馆网站上——业务指导——部门立卷规范。

3.按机构分类。相同保管期限的文件材料在形成或承办机构归档;几个机构承办的在主办机构归档,其它机构予以协助。

4.同一机构的归档文件,按事由结合时间排列。同一事由的文件按形成时间顺序排列;事由之间按事由办结时间的顺序排列。事由指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程。

(五)归档文件以“件”为整理单位。

1.一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;

2.会议记录、介绍信存根等一本为一件;

3.重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;

4.计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,则定稿不归档,将正文与发文稿纸视为一件;正文与文件处理单为一件;

5.报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件。

6.归档文件保管期限按件确定,分为永久Y、定期三十年D30、定期十年D10。不同保管期限的文件不得放入同一个卷盒保存。

(六)归档文件按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。

装订方式:去掉文件上的大头针等金属物,采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订;较厚的文件采用三孔一线的装订方式;已成册不易拆钉的,可保持原貌不变。

(七)每件文件材料分别填写页号,凡是有图文的页面都要编写页号,正面页号在纸张右上角,背面页号在纸张左上角。如文件材料已有页码,可不再编写。

(八)归档文件加盖归档章,归档章采用红色印泥,加盖在每份文件首页上端中央的空白位置上。

 

归档章样式:

南京农业大学
 年度
 分类号
 保管期限
 
盒号
 件号
 页数

(九)归档文件应逐件编目。同一事由形成多份文件的,应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。参看归档文件目录样式。

1.责任者: 填写发文机关或署名者的名称。

2.文号: 填写文件的发文字号,由机关代字、年度、顺序号组成,须完整填写。年度加[ ]。如:校教字[2004]18号。

3.题名: 文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的,填写时照实抄录;文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录;没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加[ ]号。如:“[关于年度考核工作的]通知”。文件的附件独立性强,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。对于任免、表彰文件中,题名未列入本单位人员姓名的,应在题名后用[ ]将本单位人员列出。

4.日期: 文件形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,填写示例:20041211

5.页数: 以件为单位,录入文件页数。

6.备注: 用 “*”号表示归档文件需要说明,内容见盒内备考表。

7.同时上传相对应的电子文件(Word格式)和PDF扫描件(文件分辨率要求在200dpi以上,图片分辨率要求在400dpi以上)。

(十)备考表填写内容为:

1.说明----填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。没有需说明情况的不必填写。

2.立卷人----负责整理本盒归档文件的人员。

3.检查人----分管档案工作的单位负责人。

4.日期----该盒文件整理编目完毕的日期。

(十一)归档文件整理完毕,由档案馆人员核对移交目录、卷内目录后,办理移交。纸质移交目录二份交接双方各留一份。

(十二)归档时间。具体时间以档案馆通知为准。

(十三)档案馆负责文件材料整理、立卷、归档的指导工作,并负责归档文件材料的检查和接收。

 

 

                                                              2019年5月修订