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档案馆沿革

南京农业大学档案馆简介

文章作者: 档案馆 发布日期: 2016-04-06

  1986年11月,学校在原党委办公室文书档案室和科研处科技档案室基础上成立综合档案室,隶属校长办公室,科级建制。履行统一管理学校档案和档案工作的双重职能。

  2004年,综合档案室搬迁至逸夫楼九、十层,库房、办公、阅览三分开,环境整洁宽敞。库区安装了防盗门、双层窗,配置了空调、吸湿机、消防设备,购置了铁皮档案箱、档案柜、底图柜,基本达到了档案保护的“七防”要求。

  2013年12月,学校成立档案馆,正处级建制,设馆长一名,副馆长一名。同时学校将教职工人事档案和学生档案工作分别由人事处和学生处转归档案馆负责。全部库房使用面积达750平方米,办公及整理室使用达面积250平方米。我校人事档案管理以校本部人事档案室为中心,学校下属的工学院、江浦实验农场和教学实验牧场分设三个档案管理单位,这三个单位领导干部身份的人事档案由校本部人事档案室管理。管理人事档案3480卷(含离、退休人员、出国人员、去世人员干部档案)。每年平均接收、转递及调整各类档案230多卷,收集归档材料8000多份,提供利用档案约500人次。

  档案馆制定了《南京农业大学档案工作规范》等一系列适合本校档案工作实际的制度和管理办法。对档案工作原则、档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁以及档案的安全、保密、档案的借阅、利用、库房管理都做出了明确的规定,对文件的形成、积累、立卷归档都有具体要求,做到工作上有章可循、有矩可守。

  档案馆依法履行保管本校档案及对所属单位的档案工作实行监督和指导二项职责,推行部门立卷制度。各文书处理部门、业务部门在次年上半年将上年度文件材料分类组卷、移交归档。各单位明确一名负责人分管本部门的档案工作,并根据实际情况配备专、兼职档案工作人员。全校已建立了一支相对稳定、整体素质较好的档案工作网络队伍。形成“专管成线,群管成网”的档案工作管理体系。

  根据教育部《高校档案分类法和规范》,结合我校实际,制定了《南京农业大学档案实体分类方案》,从1994年的档案案卷整理开始执行。学校档案分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个大类进行编号、排架。档号的模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。1994年以前形成的档案仍照原来的做法分为文书档案、科技档案二部分,按永久、长期、短期三个保管期限以大流水方式排列。

  为提高档案利用效率,充分发挥档案信息资源的作用,档案馆依简便实用原则编制了十多种检索工具,目录一百多册,认真做好查档接待和咨询服务。近年来,档案的年查档人次为1500人次,调卷约3000多卷。通过档案的利用服务工作,为学校领导决策、教学评估、科学研究、审计监督、维护校产、研究校史等方面提供了大量的依据与凭证。档案数据库建设也初见成效,复校以后的案卷级目录库及2000年以后的文件级目录库已建成,并开始发挥检索作用。档案馆还开展档案编研工作,有“学校发文汇集”、“专题文件索引”、“年度资料汇集”、“年度大事记”、“组织机构沿革”等编研成果多种,收到较好的利用效果。

获得荣誉有:

1986-1989年省级机关档案工作先进单位称号。

1991年获农业部直属单位档案工作先进单位称号。

1996年通过由农业部、江苏省教委组织的“国家二级档案管理单位”验收。

2000年,我校档案馆获江苏省档案局档案编研成果奖二项。

2004年3月,中共中央组织部授予我校“干部人事档案工作目标管理一级单位”。

2013年7月,荣获江苏省高校档案工作先进集体称号。

目前档案库藏已达95,000余卷。