第一条 为了加强学校党群、行政类档案（以下简称党政档案）业务建设，逐步实现学校党政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本办法。
第二条 党政档案，指学校各党政职能部门在管理活动中直接形成的，处理完毕，对学校和社会有保存价值的，各种载体形式的，经过立卷归档，集中保存以备查考利用的文件材料。
第三条 党政档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全。
第四条 党政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。
第五条 党政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各职能部门的计划和规划, 纳入管理制度, 纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条 各职能部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专 (兼) 职档案人员，在校档案馆的指导下，做好党政档案的收集、整理、归档工作。
第七条 档案是学校历史的真实记录，各职能部门在工作中产生的属于归档范围的文件材料，应立卷归档，任何单位和个人不得私自保存，更不能随工作调动擅自带走或销毁。
第八条归档范围
一、党政档案包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、财务等管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容。归档范围详见《南京农业大学党政档案归档范围和保管期限表》。
二、党政档案归档应以本部门文件材料为主，要把反映本部门主要职能活动的，具有长远和重要查考价值的文件材料，作为本单位立卷归档的重点。归档文件材料通常有以下三部分：
（一）收文：上级针对本单位工作的通知、指示、批复；上级来文中需要执行的方针政策、条例决定等；有关会议下发的需传达执行的文件材料。
（二）发文：以学校或部门名义的发文发函，上报的重要材料、统计报表，与外单位签订的合同、协议等。
（三）本部门工作总结、计划、大事记、会议记录、工作简报、规章制度、人员名册、统计分析、调研材料等。
三、电子文件归档范围与纸质档案相同，归档方式二种：可以上传文件至档案管理系统，也可刻成光盘移交（附电子文件目录）。但属保密范围的电子文件不可用上传方式，应单独刻盘移交。
四、不归档的文件材料
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本部门文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本部门负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级单位互相抄送的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
以上文件材料中，如有日后需要查考的，可以作资料暂存本部门。
第九条 党政档案保管期限分为永久，长期（30年），短期（10年）三种。
第十条 归档时间：各党政管理部门在每年的上半年，将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料，按规定整理立卷，于五月底以前，
向档案馆移交。
第十一条 归档要求：归档的文件材料，应该遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，分类立卷，使其既能正确反映本单位主要工作职能，又便于查找利用和鉴定。归档文件材料的整理按照《南京农业大学归档文件整理细则》执行。案卷质量要求：归档文件齐全完整，字迹、用纸规范；案卷分类清楚，卷内文件排列有序；归档文件目录填写规范。
第十二条 归档移交手续完备。归档移交目录一式二份，交接双方各执一份。
第十三条 党政档案提供利用时，本校工作人员借阅非本部门形成的档案资料，须征得归档部门领导的许可。查阅机密档案文件，须经有关校领导或党办、校办主任批准，方可通过档案馆专人查阅。
2014年6月修订
