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南京农业大学财会档案管理办法

文章作者: 档案馆 发布日期: 2014-07-01


  第一条  为了加强学校外事类档案业务建设,逐步实现学校外事档案工作的规范化,不断提高科学管理水平,有效地为学校工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》,结合我校实际,制定本办法。

  第二条  外事档案,指学校外事工作部门在外事管理和外事活动中直接形成的,处理完毕,对学校和社会有保存价值的,各种载体形式的,经过立卷归档,集中保存以备查考利用的文件材料。

  第三条  外事档案实行集中统一管理,确保其完整、系统、准确和安全。

  第四条  外事工作文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。

  第五条  外事文件材料的归档工作应纳入学校外事部门的计划, 纳入管理制度, 纳入档案员的职责范围;做到在布置、检查、总结、工作的同时,布置、检查、总结档案工作。

  第六条  外事部门要有一位负责人分管档案工作,并确定一名兼职档案员,在校档案馆的指导下,做好本部门文件材料的收集、整理、归档工作。

  第七条  外事档案是学校外事工作历史的真实记录,外事部门在工作中产生的属于归档范围的文件材料,应立卷归档,任何单位和个人不得私自保存,更不能随工作调动擅自带走或销毁。

  第八条 外事档案归档范围

   1. 归档原则 

   (1) 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

   (2) 归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

   (3) 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

   2. 归档内容和重点

   (1) 归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。

   (2) 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

   (3) 学校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、扫描件、照片。

   3.电子文件归档

  电子文件应与纸质文件同步归档。或上传档案网络系统数据库,或刻录光盘移交。涉密电子文件应刻盘后直接交档案馆。

   4.照片档案归档

  学校外事活动中形成的有保存价值的照片,应规范整理、填写目录后移交档案馆。归档时间同纸质文件材料。

   5. 不归档的材料

   (1) 上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

   (2) 未定稿的各种文件;

   (3) 未生效的合同、协议书;

   (4) 无查考利用价值的一般性、临时性函件;

   (5) 重份文件,校内各单位发来的文件;

   6.外事类档案归档步骤、办法详见《南京农业大学归档文件整理细则》。案卷质量要求:归档文件齐全完整,字迹、用纸规范;案卷分类清楚,卷内文件排列有序;归档文件目录填写规范。

 

  第九条  本办法由校档案馆负责解释。
  第十条  本办法自公布之日起实行。

 

 

 

                                         2014年6月修订