各学院、各单位：
根据国家《档案法》、江苏省档案局文件（苏档规发【2016】3号）及教育部的有关规定，按照《南京农业大学归档文件整理细则》，现开展2018年度文件材料立卷归档工作，具体归档工作通知如下：
一、归档范围
各单位在2018年度工作中形成的，具有保存价值的原始文件材料（包括文字、声像、电子文件等形式），均属应归档范围。
二、立卷要求
（一）实行部门立卷归档制度。各部门兼职档案员在分管领导负责下具体进行本部门档案材料的收集、整理、立卷工作。
（二）归档材料必须完整。整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项。
（三）凡是已形成的归档材料涉及多个部门的，由主管部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。
（四）归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。
（五）纸质档案归档目录应按标准输入学校档案管理系统，有电子文稿的也要上传到该系统中。同时，每份纸质档案必须扫描成单份PDF格式文件（文件分辨率要求在200dpi以上，图片分辨率要求在400dpi以上），并同步上传至档案管理系统中。兼职档案员需认真核对，确保纸质文件与上传的扫描件完全一致。
（六）档案备考表上各部门负责人必须签字。
三、归档步骤
1.根据收发文本、工作计划、总结，收集本单位年度内形成的各类文件材料。立卷归档范围及保管期限可在档案馆网站上的“业务指导——部门立卷规范”中查询。
2.文件材料根据保管期限进行分类，同时按机构—问题—时间细分排序，结合文件数量等进行组卷。不同保管期限文件必须分盒。
3.在学校档案管理系统上录入归档文件目录。
4.将整理完毕的归档文件材料（纸质材料、电子文件、照片档案需冲洗且同时提供电子版本）及文件目录、备考表、扫描件复核表移交至档案馆，经核对无误后，双方在移交目录上签字。
5.各学院、各单位请在2019年9月30日前，完成2018年度工作中形成的归档文件材料的移交工作。
四、业务培训
请各学院、各单位兼职档案员提前做好工作安排，按时参加文件材料立卷归档业务培训，培训时间地点为2019年4月25日上午9:00金陵研究院三楼报告厅。
五、联系方式
归档业务联系人：张丽 联系电话：84399639；
档案信息系统联系人：高俊 联系电话：84395397。
档案馆
2019年4月16日
