各学院、各单位：
为贯彻落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》和《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16 号）等有关规法律法规，结合我校实际，特制定《南京农业大学重大活动和突发事件档案管理办法》。现予以印发，请遵照执行。
南京农业大学
2022 年4月4日
南京农业大学重大活动和突发事件档案管理办法
为加强对学校重大活动和突发事件档案的科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地为教学、科研及管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》和《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）等有关规定，结合我校实际，制定本管理办法。
第一条 本办法所称重大活动是指在我校（含校外基地，以下同）产生的具有重大意义或重要影响的会议、纪念、庆典等大型活动。突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。
第二条 本办法所称重大活动和突发事件档案管理，是指在我校举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，包括档案的收集、整理、移交、保管和利用等工作。
第三条 重大活动和突发事件档案工作应遵循统一领导、分级管理、加强督导、统筹协作、各负其责、分类实施、集中管理、有效利用的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。
第四条 重大活动和突发事件主要包括：
（一）党和国家领导人、省部级等重要领导在学校视察、调研、指导工作等。
（二）外籍政要、政党领袖或者国际组织负责人、著名国际友人来校参观、访问、演讲、讲学等。
（三）教育部对学校各项工作的考核、检查、巡视、评估、验收活动等。
（四）学校主要领导出席的各类重要公务活动等。
（五）学校主办或承办的国际性、全国性学术交流会议和全国重要会议、重大庆典等。
（六）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性重要纪念活动（如校庆）等。
（七）学校组织或代表学校参加的各类国际性、全国性科技文化体育活动（含竞赛活动）、会展活动等。
（八）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式等；
（九）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件应对活动。
（十）其他对学校具有重大影响的各类活动。
第五条 校党委和行政应依法加强对重大活动和突发事件档案管理工作的领导，协调解决管理工作中的重大问题，建立健全档案部门参与重大活动和突发事件的工作机制。
第六条 各学院、各单位应加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。
第七条 图书馆（文化遗产部）档案馆（以下简称档案馆）负责统筹协调重大活动和突发事件档案工作，监督和指导学校重大活动和突发事件形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档等，全程跟踪重大活动和突发事件档案收集工作，并对档案的编研和开发利用提供服务工作。
第八条 重大活动和突发事件办理或应对部门，以及专门设立的临时机构（以下统称责任部门），负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案馆移交档案。
责任部门在制订开展重大活动实施计划时，应明确档案工作责任人，落实保障措施，并联系档案馆派员跟踪指导档案收集整理和归档工作。移交的档案必须完整、真实，符合规范标准；移交电子数据时，同时移交相关软件及其说明。
涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理相关规定。
第九条 责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围：
（一）领导指示、批示，机构成立及分工等文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；
（二）照片、录音、录像；
（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；
（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；
（五）其他具有保存利用价值的文件材料。
第十条 重大活动和突发事件档案原则上独立构成全宗，如因特殊情况不便于独立构成全宗的，需报校分管档案工作的领导批准；档案馆应建立重大活动和突发事件档案数据库。
第十一条 重大活动和突发事件档案按照下列要求确定全宗设置：
（一）责任部门为一个单位的，形成的档案纳入本单位档案全宗进行管理；
（二）责任部门分为主办单位、协办单位的，形成的档案纳入主办单位档案全宗进行管理。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的档案纳入承担活动主要工作的单位全宗进行管理或者协商确定；
（三）责任部门为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的档案分别纳入各单位全宗进行管理；
（四）责任部门为临时机构的，形成的档案纳入新设全宗或临时机构的主管单位全宗进行管理。
档案全宗设置产生争议的，由相关单位提交档案馆予以处理。
第十二条 责任部门应当在重大活动（除第四条的四、五、六、七外）和突发事件应对工作结束三个月内，向档案馆移交档案，同时移交电子文档。因特殊情况需要延期移交档案的，须经档案馆同意。
责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向档案馆移交档案。
责任部门可以保留重大活动和突发事件档案的副本。
第十三条 责任部门应当对移交的档案进行开放审核，并在移交时附具意见。
第十四条 所有权属于个人、对学校和社会具有重大保存价值或者应当保密的重大活动和突发事件档案，是学校档案资源的重要组成部分，档案所有者应当妥善保管，不得私自携运出境，禁止出卖、赠送给外国人或者外国组织，确保档案完整和安全。学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存，也可将重大活动和突发事件档案复制捐赠给档案馆保存。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案资料中不宜对外利用的范围、时限提出明确的限制性意见，档案馆应当维护其合法权益。
第十五条 对不按规定向档案馆移交重大活动和突发事件档案的，应责令其限期改正，逾期没有改正的，给予通报批评。
第十六条 各级组织和个人需要利用重大活动和突发事件档案的，应按照有关规定履行审批手续。
凡涉及到需要对外公布的档案，应依法报请学校有关主管部门批准。未经批准，任何组织或个人均无权公布。
第十七条 重大活动和突发事件档案应依法向广大师生开放，加大开发利用力度，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件的应对提供决策参考。
档案馆应当积极推进档案利用工作，按照国家有关规定向单位或个人提供档案利用。责任部门利用已移交档案的，档案馆应当予以优先保证。
第十八条 重大活动和突发事件的涉密档案，应由责任部门提交学校保密办审定后，按照有关法律、法规的规定，严格对照保密要求进行管理，保密期限内不得对外开放。
第十九条 本办法自颁布之日起施行，由学校图书馆（文化遗产部）负责解释。
