为了提高我校出版档案的质量和管理水平，充分发挥出版档案在学校各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》及上级有关文件要求，结合我校情况，特制定本办法。
第一条 出版档案是我校在编辑出版校刊、书籍、学报及其他刊物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。
第二条 出版档案是编辑出版活动的真实记录，是重要的信息资源，是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理。以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第三条 出版档案工作是学校出版管理工作的重要组成部分，是编辑出版工作的重要环节。出版档案工作必须纳入出版编辑单位的管理制度之中，纳入各有关人员职责范围之中。
第四条 学校编辑部，有刊物的各系、所等，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，协同校档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第五条 出版档案归档范围：
1． 凡我校正式出版或的内部刊号的刊物都必须将刊物的每一期正本、原稿归档。
2． 约稿、发稿、出版情况记录和相应的合同、协议书及作者重要来往信件、修改意见。
3． 专家的审稿意见书。
第六条 兼职档案员应将本单位每年在编辑出版活动中形成的各种文件材料加以收集、整理、组卷，在第二年的五月底前向档案馆移交，并做好移交手续。
第七条 凡是要归档的各种材料，按自然形成规律和有机联系，分门别类组卷。
第八条 去掉卷内金属物，编好页码，填写好卷内目录，备考表，对归档材料的破损之处和字迹不清楚的地方要进行修复。
第九条 档案馆对归档的出版档案要按照《南京农业大学档案实体分类法和规范》的要求进行分类编号、编目、排架保管。需要重新确定保管期限、降密、解密、鉴定销毁的档案应会同有关部门研究，并经保密委及有关领导和有关单位批准方可执行
第十条 借、查阅出版档案应出示有效证件，属于保密部分和控制使用部分的档案要经过有关领导同意或作者本人同意方可进行借、查阅、复制等。利用者要填写利用目的和利用效果
第十一条 档案馆要编制多种检索工具和档案目录汇编，为信息开发利用提供方便。
2014年6月修订
