一、总则
第一条 为了提高我校基本建设档案的质量，进一步加强和规范基本建设档案管理，充分发挥基本建设档案在学校建设与发展中的作用，依据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）的要求，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 基本建设档案是指本校在基本建设管理和基本建设工程项目（新建、改建、扩建及维修与装饰）活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的文件材料。
第三条 基本建设档案实行集中统一管理的原则，建立以档案馆为中心，基建、维修等部门为基础的基建档案管理网络，以保证学校基建档案完整、准确、系统、规范和有效利用。
第四条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，坚持基本建设工程项目一开始就与建立基建档案同步进行；工程项目建设过程中要与基建文件材料的积累、整理、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收。
二、归档范围
第五条 基本建设项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸质、声像、电子文件都应归档保存。
第六条 归档的主要内容：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件资料、竣工验收材料、财务、审计管理文件。
第七条 工程项目建设各个阶段形成的不同载体文件材料，包括竣工图在内的全套图纸。（具体归档范围见附件）
三、归档要求
第八条 基建部门专兼职档案员负责基建文件材料的收集、积累、整理、归档工作。
第九条 归档的基建文件材料必须完整、准确、系统，真实记录和准确反映基建管理及项目建设的全过程，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。
第十条 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并有成套性。
第十一条 归档的文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准，字迹工整，图像清晰。文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。归档文件一般应为原件，特殊情况下复印件也可归档。
第十二条 基建项目审计中形成的审计档案由基建或审计部门负责收集、整理、组卷，并向档案馆移交。
四、文件材料的形成与积累
第十三条 基建部门在接到学校新建、改建、扩建及维修与装饰工程项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累文件材料的任务。
第十四条 学校改建、扩建及维修改造工程项目竣工后，由基建部门负责档案收集、整理、组卷后向档案馆移交。
第十五条 工程项目承包合同或施工协议中，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。
第十六条 档案馆应及时了解基建项目工程中档案管理情况，督促、指导基建部门做好基建文件材料的积累工作。
五、文件资料的组卷归档
第十七条 基建项目结束验收后，基建部门应将归档的文件材料进行分类、整理、组卷。
第十八条 根据基建文件材料形成的规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，工程项目按单项工程形成档案资料的先后顺序分别组卷、图纸折叠规格及文字材料幅面规格均为297mm×210mm，装订要符合国家标准。
第十九条 工程项目竣工结束一年内，由基建部门专兼职档案员将案卷按项目集中向档案馆移交，移交人和接收人应对归档的文件、资料、案卷进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。
第二十条 填写归档移交清单，一式两份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。
六、档案的管理与利用
第二十一条 基建档案由校档案馆统一管理，档案馆应按照《南京农业大学档案实体分类法和规范》进行分类登记、编目、排架，妥善保管，并编制必要的检索工具和参考资料。
第二十二条 档案库房的安全设施、温湿度、保管条件符合国家标准。
第二十三条 对反复、多次借阅，利用，破损，褪变的档案及时进行修补复制、扫描、刻录光盘。
第二十四条 涉密档案资料按保密档案的管理规定进行保管。
第二十五条 本校教职工因工作需要查阅利用基建档案时，应办理借阅登记手续。校外人员因工作需要借阅基建档案，须持单位介绍信，经基建部门领导批准，并办理有关手续，方可借阅。
七、附则
第二十六条 本管理办法由校档案馆负责解释。
第二十七条 本管理办法自发布之日起实施。
2014年6月修订
