第一条 为了加强学校外事类档案业务建设，逐步实现学校外事档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本办法。
第二条 外事档案，指学校外事工作部门在外事管理和外事活动中直接形成的，处理完毕，对学校和社会有保存价值的，各种载体形式的，经过立卷归档，集中保存以备查考利用的文件材料。
第三条 外事档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全。
第四条 外事工作文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。
第五条 外事文件材料的归档工作应纳入学校外事部门的计划, 纳入管理制度, 纳入档案员的职责范围；做到在布置、检查、总结、工作的同时，布置、检查、总结档案工作。
第六条 外事部门要有一位负责人分管档案工作，并确定一名兼职档案员，在校档案馆的指导下，做好本部门文件材料的收集、整理、归档工作。
第七条 外事档案是学校外事工作历史的真实记录，外事部门在工作中产生的属于归档范围的文件材料，应立卷归档，任何单位和个人不得私自保存，更不能随工作调动擅自带走或销毁。
第八条 外事档案归档范围
1. 归档原则
(1) 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
(2) 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
(3) 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
2. 归档内容和重点
(1) 归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。
(2) 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
(3) 学校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、扫描件、照片。
3．电子文件归档
电子文件应与纸质文件同步归档。或上传档案网络系统数据库，或刻录光盘移交。涉密电子文件应刻盘后直接交档案馆。
4．照片档案归档
学校外事活动中形成的有保存价值的照片，应规范整理、填写目录后移交档案馆。归档时间同纸质文件材料。
5． 不归档的材料
(1) 上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件；
(2) 未定稿的各种文件；
(3) 未生效的合同、协议书；
(4) 无查考利用价值的一般性、临时性函件；
(5) 重份文件，校内各单位发来的文件；
6．外事类档案归档步骤、办法详见《南京农业大学归档文件整理细则》。案卷质量要求：归档文件齐全完整，字迹、用纸规范；案卷分类清楚，卷内文件排列有序；归档文件目录填写规范。
第九条 本办法由校档案馆负责解释。
第十条 本办法自公布之日起实行。
2014年6月修订
