第一条 为了加强学校财会类档案业务建设，逐步实现学校财会档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作服务，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、教育部《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本细则。
第二条 财会档案，指学校各级财会部门在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料。
第三条 财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分。
第四条 财会档案实行集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。学校财会部门设立财会档案分室，定期向学校档案室移交档案。
第五条 财会档案工作应纳入财会部门有关工作的管理制度中，纳入财会工作计划、规划。纳入财会部门有关人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
第六条 学校档案馆主要接收保管学校财会部门形成的会计档案。学校二级核算单位要成立财会档案分室妥善管理。
第七条 财会档案归档范围
1．归档原则
1)归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2)归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3)归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。
2．归档的主要内容和重点
1)归档的主要内容包括综合管理．会计凭证、会计帐簿、会计报表，工资清册等方面。具体范围见附件；
2)归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的不同载体的文件材料。
3．不归档的文件材料
1)上级有关财务的普发性(非专指我校)，不办的文件；
2)未定稿的文件；
3)重份文件及校内其他单位发来的文件；
4)未生效的合同、协议、单据；
5)无查考利用价值的一般性、临时性文件；
第八条 归档要求
1.学校每年形成的财会档案，由财会部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。
3.采用电子计算机所进行会计核算的单位，应当保存打印出纸质财会档案。
4. 当年形成的会计业务档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管五年，期满之后向学校档案馆移交。
5. 移交财会档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同计财处经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第九条 单位保存的财会档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第十条 保管期满的财会档案，应按照以下程序销毁：
1．档案馆会同计财处、审计处对保管期满的财会档案进行鉴定，剔出不应销毁的档案，编制财会档案销毁清册（列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容）。填写销毁清册审批表，档案馆、计财处、审计处负责人在销毁清册审批表上签署意见，报主管校长审批。
2．销毁财会档案时，由档案馆、计财处、审计处共同派员监销。销毁后，应当在会计销毁清册上签名盖章。
3．保管期满但未结清的债务原始和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应由计财处抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。抽出立卷的财会档案，应单列财会档案保管清册。
第十一条 本细则由校档案馆负责解释。
第十二条 本细则自公布之日起实行。
本细则于2014年6月修订
附件: 南京农业大学财会档案归档范围及保管期限表
归档单位：计财处 CK11综合
序号 类目名称 保管期限
1. 上级关于财务工作的文件 长期
2. 本校财务管理规定、制度、请示、批复等文件 长期
3. 本校财务工作计划、总结、大事记、会议记录 长期
4. 上级、本校有关银行帐户管理的规定、通知 长期
5. 上级、本校有关外事经费管理的规定、通知 长期
6. 上级有关预算外资金管理的规定、通知 长期
7. 上级、本校有关国家奖学金管理的规定、通知 长期
8. 上级、本校有关高校教育收费、助学贷款管理的规定、报告 长期
9. 上级、本校有关修购项目的通知、报告 长-短
10. 上级、本校有关国有资产管理的规定、通知 长期
11. 上级、本校有关税收、会计核算等方面的规定、通知 长期
12. 上级有关电算化、会计证的规定、通知 短期
13. 其它
CK12会计报表
序号 类目名称 保管期限
1. 本校财务决算报表及上级批复 永久
2. 本校财务预算报表、上级批复 长期
3. 本校年度以上各类统计报表 长期
4. 本校季度以下各类统计报表 短期
CK13会计帐簿
序号 类目名称 保管期限
1. 总帐 15年
2. 明细帐 15年
3. 现金、银行存款日记帐 25年
CK14会计凭证
序号 类目名称 保管期限
1. 本校会计凭证 15年
2. 银行对帐单（存计财处） 5年
CK15工资册
序号 类目名称 保管期限
1. 工资册 永久
2. 奖金、研究生助学金发放册 短期
