各学院、各单位：
根据《南京农业大学档案管理办法（修订）》和《南京农业大学归档文件整理细则》等文件精神，现就2023年度文件材料立卷归档工作通知如下：
一、归档范围
各学院、单位在2023年度工作中形成的，具有保存价值的原始文件材料（包括文字、图表、声像等不同形式），均属归档范围。所有应归档材料，实行纸质和电子材料同步归档。
二、立卷要求
（一）实行部门立卷归档制度。各部门兼职档案员履行本部门档案材料的收集、整理和立卷工作职责，各部门分管档案工作的领导履行立卷指导、检查验收等职责。
（二）归档材料必须完整。整理过程中要逐件检查，不得缺项、漏项。归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。
（三）凡是已形成的归档材料涉及多个部门的，由主管部门按照要求负责归档，相关部门协助提供有关材料。
（四）纸质档案归档目录应按标准输入档案信息管理系统。同时,每份纸质档案必须扫描成单份PDF格式文件(文件分辨率要求在300dpi以上，图片分辨率要求在400dpi以上)，并同步上传至档案信息管理系统中。兼职档案员需认真核对，确保纸质文件与上传的扫描件完全一致。
（五）档案移交目录、备考表上，需经办人签字、分管领导审核签字。
三、归档步骤
1.根据收发文本、工作计划、总结等，收集本单位年度内形成的各类文件材料。立卷归档范围及保管期限可在档案馆网站上“业务指导—部门立卷规范”中查询。
2.文件材料根据保管期限进行分类，同时按照“机构—问题—时间”细分排序，结合文件数量等进行组卷。不同保管期限的文件材料必须分盒。
3.在学校网上办事大厅中的“档案综合管理系统”中录入归档文件目录。归档文件需扫描，扫描件上传至对应的文件目录下。
4.将整理完毕的归档文件材料（纸质材料、电子文件、文件扫描件等，照片档案需冲洗且同时提供电子版本）及文件目录、备考表等移交至档案馆，经核对无误后，方可完成归档工作。
5.图书馆（文化遗产部）负责纸质档案归档接收、档案数字化和档案信息管理系统的培训和指导工作。
6.各学院、单位应于2024年6月30日前，完成移交工作。
四、业务联系
归档业务联系人：张丽 联系电话：84399639
档案信息管理系统联系人：黄洋 联系电话：84399639
图书馆（文化遗产部）
2024年5月20日
