上级机关的文件材料：
l、上级机关普发供参考，不办的文件材料（任免、奖惩非本机关工作人员）；
2、上级机关发来供参考的抄件；
3、上级机关征求意见未定稿的文件。
本校的文件材料：
4、重份文件、重份图纸、重份声像材料；
5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿外)；
7、从正式文件、电报上摘录的供工作参考的非证明材料；
8、无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等，校外单位交换来的材料；
10、本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；
11、为参考目的从各方面收集的文件材料；
12、未生效的协议、合同、单据。
