第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（第27号令）、以及江苏省教育厅、江苏省档案局的《江苏省高校档案管理办法》，《南京农业大学档案管理规定》，制定本规定。
第二条 本规定所称学生档案，是指学生在校接受高等教育情况的真实记录,是跟随学生毕业、就业而派遣的学生档案。
第三条 学生档案是用人单位全面了解和选拔人才的重要依据，学生档案管理工作必须严格执行国家和学校有关档案管理制度，确保学生档案的完整、准确与安全。
第二章 学生档案管理机构及其职责
第四条 学生档案即全日制在校生的人事档案，由校档案馆作为专门档案管理，实行专人专管。
第五条 档案馆负责学生档案实体的保管、利用和派遣，学生管理职能部门（研究生院、学工处）和学院分工负责新生档案接收、日常档案整理及集中归档移交工作。
第六条 学工处负责指导各学院本科学生档案材料的形成、积累、整理和归档工作；研究生院负责指导各学院研究生学生档案材料的形成、积累、整理和归档工作。
第三章 学生档案归档范围
第七条 本科学生归档材料的主要内容
1.高中学籍卡
2.新生入学登记表
3.加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)
4.普通高等学校毕业生登记表（由国家教育部、省教育厅统一监制）
5.学生在校期间学习成绩表
6.学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定
7.其他可供组织参考的有保存价值的材料
8.毕业证、学位证复印件
9.毕业生报到证存根；
第八条 硕士研究生归档材料的主要内容：
1.高中学籍卡
2.本科档案材料
3.硕士研究生录取材料
4.硕士研究生新生入学登记表
5.硕士研究生成绩单
6.硕士研究生毕业生登记表
7.硕士研究生学位申请书
8.学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定
9.如工作过，还包括工作期间的档案
10.其他可供组织参考的有保存价值的材料
11.毕业生报到证存根
如为定向委培生则归档材料
1.硕士研究生录取材料
2.硕士研究生新生入学登记表
3.委培协议
4.硕士研究生成绩单
5.硕士研究生毕业生登记表
6.硕士研究生学位申请书
第九条 博士研究生归档材料的主要内容 ：
1.高中学籍卡
2.本科档案材料
3.研究生档案材料
4.博士研究生录取材料
5.专家推荐书二份
6.博士研究生新生入学登记表
7.博士研究生成绩单
8.博士研究生毕业生登记表
9.博士研究生学位申请书
10.学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定
11.如工作过，还包括工作期间的档案
12.其他可供组织参考的有保存价值的材料
13.毕业生报到证存根
如为定向委培生则归档材料
1.博士研究生录取材料
2.专家推荐书二份
3.博士研究生新生入学登记表
4.委培协议
5.博士研究生成绩单
6.博士研究生毕业生登记表
7.博士研究生学位申请书
归档要求
第十条 学工处、研究生院分别在9月底、10月底，向档案馆归档移交新生档案（含党团员组织材料）。
第十一条 每学年综合测评、评优评奖完成后，各学院整理学生该学年的奖惩材料，于十一月三十日前到档案馆归档。
第十二条 归档材料必须是手续完备的正式材料，凡规定由组织鉴定盖章的，须有组织的签字意见和盖章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人签字，本人见面后未签字的，可由组织证明。
第十三条 归档材料必须完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，严禁涂抹勾划，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
第十四条 归档材料载体应使用A4规格的办公纸，材料左边应留出2.5厘米做装订边，文字一律使用碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔或复写纸书写。除电传材料和毕业证书、学位证书复印存档外，不得使用复印件代替原件存档。
第十五条 统一使用“南京农业大学学生档案袋”，每次装档完毕，要填写好学生档案目录。
第十六条 学生毕业离校前，各学院在统一规定时间里将毕业生要求归档材料如毕业生登记表、党团员组织材料、学位申请表、成绩单原件、就业报到证存根等归档。
档案借阅
第十七条 学校有关部门、学院因工作需要必须借阅学生档案的，统一持部门或学院盖章的借阅申请到档案馆办理借阅手续，借阅时间不得超过一周。
第十八条 因学生升学、就业、出国等需要政审的，由政审单位凭正式公函到学校办理阅档手续，学生档案一律不得借出本学校。
档案转递
第十九条 毕业生档案在办理报到证后，由档案馆按照机要邮件形式统一寄转。
第二十条 退学学生需及时办理各项离校手续，并将手续办理完毕的“离校存查表”送至档案馆，档案馆在十五个工作日内将其档案寄转到档案接收单位。
第二十一条 发生意外死亡的学生档案暂时由学校保管。
档案查询
第二十二条 应届毕业生在离校后可以登录学校档案馆网站查询档案去向等信息。
第二十三条 本规定自公布之日起执行,由档案馆负责解释。
