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南京农业大学学生档案管理规定

文章作者: 档案馆 发布日期: 2014-10-14

第一章 总  则

第一条  为进一步规范学校档案工作,提高档案管理水平,根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》(第27号令)、以及江苏省教育厅、江苏省档案局的《江苏省高校档案管理办法》,《南京农业大学档案管理规定》,制定本规定。

第二条  本规定所称学生档案,是指学生在校接受高等教育情况的真实记录,是跟随学生毕业、就业而派遣的学生档案。

第三条  学生档案是用人单位全面了解和选拔人才的重要依据,学生档案管理工作必须严格执行国家和学校有关档案管理制度,确保学生档案的完整、准确与安全。

第二章 学生档案管理机构及其职责

第四条 学生档案即全日制在校生的人事档案,由校档案馆作为专门档案管理,实行专人专管。

第五条 档案馆负责学生档案实体的保管、利用和派遣,学生管理职能部门(研究生院、学工处)和学院分工负责新生档案接收、日常档案整理及集中归档移交工作。

第六条  学工处负责指导各学院本科学生档案材料的形成、积累、整理和归档工作;研究生院负责指导各学院研究生学生档案材料的形成、积累、整理和归档工作。

第三章 学生档案归档范围

    第七条  本科学生归档材料的主要内容

    1.高中学籍卡

    2.新生入学登记表

    3.加入党、团组织的材料(包括入党、团申请书、志愿书等)

    4.普通高等学校毕业生登记表(由国家教育部、省教育厅统一监制)

    5.学生在校期间学习成绩表
    6.学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定
    7.其他可供组织参考的有保存价值的材料

8.毕业证、学位证复印件

9.毕业生报到证存根;

    第八条  硕士研究生归档材料的主要内容:
    1.高中学籍卡

2.本科档案材料

3.硕士研究生录取材料

    4.硕士研究生新生入学登记表
    5.硕士研究生成绩单

    6.硕士研究生毕业生登记表
    7.硕士研究生学位申请书
    8.学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定
    9.如工作过,还包括工作期间的档案
    10.其他可供组织参考的有保存价值的材料
    11.毕业生报到证存根
    如为定向委培生则归档材料
    1.硕士研究生录取材料
    2.硕士研究生新生入学登记表
    3.委培协议
    4.硕士研究生成绩单
    5.硕士研究生毕业生登记表
    6.硕士研究生学位申请书
    第九条  博士研究生归档材料的主要内容 :
    1.高中学籍卡
    2.本科档案材料
    3.研究生档案材料
    4.博士研究生录取材料

    5.专家推荐书二份
    6.博士研究生新生入学登记表
    7.博士研究生成绩单
    8.博士研究生毕业生登记表

    9.博士研究生学位申请书
    10.学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定
    11.如工作过,还包括工作期间的档案
    12.其他可供组织参考的有保存价值的材料
    13.毕业生报到证存根
    如为定向委培生则归档材料
    1.博士研究生录取材料
    2.专家推荐书二份
    3.博士研究生新生入学登记表
    4.委培协议
    5.博士研究生成绩单
    6.博士研究生毕业生登记表
    7.博士研究生学位申请书

归档要求

第十条  学工处、研究生院分别在9月底、10月底,向档案馆归档移交新生档案(含党团员组织材料)。

第十一条  每学年综合测评、评优评奖完成后,各学院整理学生该学年的奖惩材料,于十一月三十日前到档案馆归档。

第十二条  归档材料必须是手续完备的正式材料,凡规定由组织鉴定盖章的,须有组织的签字意见和盖章。规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人签字,本人见面后未签字的,可由组织证明。

第十三条  归档材料必须完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,严禁涂抹勾划,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

第十四条  归档材料载体应使用A4规格的办公纸,材料左边应留出2.5厘米做装订边,文字一律使用碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔或复写纸书写。除电传材料和毕业证书、学位证书复印存档外,不得使用复印件代替原件存档。

第十五条  统一使用“南京农业大学学生档案袋”,每次装档完毕,要填写好学生档案目录。

第十六条  学生毕业离校前,各学院在统一规定时间里将毕业生要求归档材料如毕业生登记表、党团员组织材料、学位申请表、成绩单原件、就业报到证存根等归档。

档案借阅

第十七条  学校有关部门、学院因工作需要必须借阅学生档案的,统一持部门或学院盖章的借阅申请到档案馆办理借阅手续,借阅时间不得超过一周。

第十八条  因学生升学、就业、出国等需要政审的,由政审单位凭正式公函到学校办理阅档手续,学生档案一律不得借出本学校。

档案转递

第十九条  毕业生档案在办理报到证后,由档案馆按照机要邮件形式统一寄转。

第二十条  退学学生需及时办理各项离校手续,并将手续办理完毕的“离校存查表”送至档案馆,档案馆在十五个工作日内将其档案寄转到档案接收单位。

第二十一条  发生意外死亡的学生档案暂时由学校保管。

档案查询

第二十二条  应届毕业生在离校后可以登录学校档案馆网站查询档案去向等信息。

第二十三条  本规定自公布之日起执行,由档案馆负责解释。