一、编制目的
为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，制订本方案。
二、类目设置与主要内容
（一）一级类目的设置与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计10个。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（Xing Zheng）标识为“XZ”。
一级类目名称、标识符号和主要内容如下：
1、党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2、行政 XZ 主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。
3、教学工作 JX 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4、科学研究 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5、产品生产与科技开发 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6、基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
7、仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
8、出版 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
9、外事 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
10、财会 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
11、声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。
（二）二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况，党群类、行政类、财务类、外事类、科研类、基建等类档案设置二级类目，教学类档案扩展到三级类目。二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
三、类目划分与标识
（一）党群类 DQ
DQ11 党务综合（各分党委、总支、直属支部综合材料入此）
DQ12 纪检（监察审计材料入此）
DQ13 组织（党校材料、离休材料入此）
DQ14 宣传教育（学生政治思想工作材料入此）
DQ15 统战（民主党派材料入此）
DQ16 工会（妇女工作材料入此）
DQ17 团委（学生社团材料入此）
（二）行政类 XZ
XZ11 综合（学院、系、所等单位综合材料入此）
XZ12 人事（退休工作材料、师资培养材料、博士后流动站材料入此）
XZ13 审计
XZ14 武装保卫（军训材料入此）
XZ15 总务（后勤、国资工作材料入此）
XZ16 档案
XZ17 图书馆
XZ18 规划办
XZ19 发展办（校友会）
XZ21 白马办
（三）教学类 JX
JX 11 综合
JX 12 研究生教育
JX1211 综合
JX1212 研究生学位材料
JX1214 研究生学籍成绩
JX 13 本专科生教育
JX1311 综合
JX1312 学籍成绩
JX1314 自编、主编教材
JX 14 成人教育
JX 1411 综合
JX 1412 学生成绩
JX 15 学生工作
JX1511 综合
JX1512 学生（入学）登记卡
（四）科研类 KY
KY 11 综合（科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此）
KY 12 科研项目
KY 13 专利
KY 14 奖状
（五）产品类 CP
CP11 综合
CP12 产品项目
（六）基建类 JJ
JJ 11 综合
JJ 12 单项工程项目
（七）设备类 SB
SB11 综合
SB12 仪器设备
（八）出版类 CB
CB 11 综合
CB 12 南京农业大学校报
CB 13 南京农业大学学报
CB 14 畜牧与兽医
CB 15 中国农史
CB 16 中国农业教育
CB 17
CB 18
（九）外事类 WS
WS 11 综合
WS 12 出国（境）
WS 13 来校
WS 14 国际合作与会议
WS 15 国际教育学院
（十）财会类 CK
CK 11 综合
CK 12 会计报表
CK 13 会计帐簿
CK 14 会计凭证
CK 15 工资清册（贷学金、奖学金、助学金名册入此）
（十一）声像类 SX
SX 11 照片
SX 12 光盘
SX 13 录音带
SX 14 录像片
SX 16 磁盘
SX 17 影视胶片
SX 18 缩微胶片
SX 19
四、档号的编制方法
档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。
档号结构、标识和模式：
年度号—类目号—案卷号
｜ ｜ ｜
｜ ｜ ￣ 1～n（按最下位类目流水）
｜ ￣￣ 由一（二、三）级类目标识符组成
￣￣ 年度号（四位阿拉伯数字组成）
说明：
声像类：“二级类目号”应为“载体代号”，“案卷号”应为“保管单位号”，“年度号”为档案进库的“自然年度”。
党群类和行政类用“自然年度”。
教学类：教学管理用“自然年度”，学籍档案用“毕业年度”（届）。
科研类：综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”；
基建类：综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”
设备类：综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”
五、南京农业大学全宗档案实体排架
（一）、1952—“文革”
文书档案按永久、长甲、长乙、短期、暂存五个保管期限分开后，再分年度、分单位排架。其中，永久、长甲二个期限中被认为有最重要价值的部分案卷，标注“转移”字样另行专柜存放。
（二）、1979 — 1993年档案实体排架
１、文书类档案按“永久、长期、短期”分开，再按门类大流水排架。
２、财会业务类档案按“记帐凭证、帐册、会计报表、工资清册”分开后，再按年度大流水排架。
3、科技类档案按“项目、奖状、专利”分开，再按大流水排架。
（三）、1994年以后档案实体排架
1、党群、行政、外事类档案按“年度、类目”大流水排架，在不影响案卷之间有机联系的前提下，一般将永久、长期排在前面。
2、教学类、科研类、基建类、出版类、财会类按“类目、年度”流水排架。
3、声像类档案按“二级类目、年度”流水排架。
2014年6月修订
