一 总 则
第一条 为了提高我校科学研究档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校和国家经济、社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（国家教育部、国家档案局第27号令）等法律法规，结合我校实际，在我校科研档案管理工作的基础上特制定本办法。
第二条 科研档案是指本校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
第三条 科研档案是科技活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，学校科研管理部门的领导必须把这项工作纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行科研工作和建档工作"四同步"管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。凡科研文件材料归档不合格的，科研部门一律不予鉴定验收、财务决算和上报成果。
第五条 科技文件材料的形成、积累和归档各承担项目单位必须按照科研工作程序，建立健全科技材料的形成、积累和归档制度。科技处应有一名处级领导分管档案工作，并视情况配备专兼职档案员。各院、系、所（室）应有一名负责人分管科研档案工作，并配备与工作相适应的兼职档案员。
二科研档案归档范围
第六条 确定归档范围的原则：
⒈ 归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
⒉ 归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的科研材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、不同专业的科研材料的特点和成套性。
4．几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位；
5．与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档要求。
第七条 归档范围：
归档范围包括：综合管理、科研准备、实验研究、总结鉴定、申报请奖、推广应用等方面材料，具体内容见附件。
三 科研档案归档要求
第八条 归档材料的要求：
⒈ 归档的科研文件材料，必须字迹工整、图样清晰、签字手续完备，不得使用铅笔、圆珠笔，书写水要用碳素墨水、蓝墨水，以便于长期保存。
⒉ 凡归档的照片、录像、切片、样本应注明名称、日期及简要说明。
第九条 坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷，由校科技处审查验收。
四 科研档案管理与利用
第十条 归档时间：
1．科研综合管理性文件由科技处负责整理立卷，每年5月底前交前一年的文件。
2．一般科研项目在结题验收或成果鉴定后两个月内归档；复杂的、周期长的科研项目可分阶段归档；理论研究项目在论文、著作定稿后两个月内归档；中断和负结果的重要项目，在批准停止研制后两个月内归档。申报专利的文件材料在专利批准后第二年归档。归档材料由科技处负责收集、整理、立卷后向档案馆移交。
第十一条 科研档案管理：
⒈ 科研档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则，对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理；
⒉ 建立健全各项管理制度，对科研档案的接受、借阅、保管等情况进行管理，严格各项登记制度；
⒊ 科研档案的鉴定与销毁。由课题组、科研管理部门和档案馆组成科研档案鉴定工作小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经校领导批准后进行销毁。
第十二条 科研档案密级的确定按《科学技术材料保密条例》办理。
第十三条科研档案的补充和修改：
1．科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。
2．对已归档的科研文件材料需修改时，必须填写修改申请单，经课题负责人同意、科技处批准。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。
3．档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
第十四条 在科研档案的利用中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用方面的管理规定。
1．借阅者，均应按档案馆规定办理利用手续。本校教职工因工作需要利用科研档案，除原项目参与者外，其他人一律需经项目负责人或科研主管部门同意方可；
2．查阅科研档案在档案馆内进行，一般不外借。对确因工作需要借出的档案，档案馆应负责定期催还，未按期归还或发现损坏和造成丢失，借阅人须写出书面报告，根据不同情况报学校按规定严肃处理。
第十五条 努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。
⒈ 档案馆定期编制科研档案目录或内容摘要，在学校内部提供利用和有选择地进行外部交流。并根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务；
⒉ 充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证；
⒊ 注意收集、登记利用科研档案后取得的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
五 附 则
第十六条 本管理办法由档案馆负责解释。
第十七条 本管理办法自公布之日施行。
2014年6月修订
